Personas datu apstrādes vispārīgie nosacījumi

SIA “KG Knutsson”, reģ. nr. 40003397613, juridiskā adrese: Gunāra Astras iela 3, Rīga, LV-1084, tālr. 26 499 811, e-pasta adrese: kgk@kgk.lv, (turpmāk – Uzņēmums) kā personas datu apstrādes pārzinis atbilstoši Vispārīgās datu aizsardzības regulas 13. panta nosacījumiem informē par Uzņēmuma veikto personas datu apstrādi:

1. Personas dati:

1.1. Visa fizisku personu identificējoša informācija, tāda kā: vārds, uzvārds, personas kods, dzimums, dzīvesvietas adrese, tālruņa pieslēguma numurs, e-pasta adrese, bankas konta numurs, darba gaitas, Skype lietotājvārds, personas izskats fotogrāfijās un/vai videoierakstos, balss vai cita fizisku personu identificējoša informācija;

1.2. Papildus, autoservisa pakalpojumu saņemšanai, var tikt apstrādāti personas dati, tādi kā, automobiļa reģistrācijas numurs, automobiļa modelis. Atsevišķos gadījumos automobiļa apdrošināšanas detaļas.

2. Privātuma politikas mērķis un darbības joma:

2.1. Personas datu apstrādes politikā (turpmāk – Politika) tiek sniegta informācija identificējamām fiziskajām personām (turpmāk – Datu subjekts) par to, kā Uzņēmums apstrādā Datu subjekta personas datus gadījumos, kad:

– datu subjekts aizpilda pieteikuma anketu pastāvīgā klienta programmai atlaides saņemšanai uzņēmuma tirgotajām precēm;

– aizpilda darba uzdevuma anketu Uzņēmuma autoservisa pakalpojumu saņemšanai;

– sazinās ar Uzņēmumu, izmantojot pieejamos saziņas kanālus (tālrunis, e-pasts, pasts);

– apmeklē Uzņēmuma pārvaldītās telpas Gunāra Astras ielā 3, Rīgā, LV-1084 (veikals, autoserviss, birojs, noliktava), tām piegulošo teritoriju vai ar Uzņēmumu saistītos publiskos pasākumus uzņēmuma teritorijā.

2.2. Politikā ir aprakstīti Uzņēmuma veiktie pasākumi, lai nodrošinātu, ka tiek aizsargātas Datu subjekta intereses un brīvības, vienlaicīgi nodrošinot, ka Datu subjekta personas dati tiek apstrādāti godprātīgi, likumīgi un Datu subjektam pārredzamā veidā;

2.3. Politika ir attiecināma uz Personas datu apstrādi neatkarīgi no tā, kādā formā un/vai vidē Datu subjekts iesniedz Uzņēmumam Personas datus (ienākot teritorijā un/vai telpās, telefoniski, mutvārdos, u.tml.) vai kāds ir Personas datu ieguves avots, kā arī neatkarīgi no tā, kādās Uzņēmuma sistēmās (video, audio, e-pasts, tīmeklis u.tml.) dati tiek apstrādāti.

3. Piemērojamie normatīvie akti:

3.1. Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES) 2016/679 (2016. gada 27. aprīlis) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula) (turpmāk – Regula);

3.2. Fizisko personu datu apstrādes likums;

3.3. Citi piemērojamie normatīvie akti fizisko personu datu apstrādes un aizsardzības jomā.

4. Kādus Personas datus apstrādā Uzņēmums:

4.1. Personas datu kategorijas, ko apstrādā Uzņēmums, ir atkarīgas no Datu subjekta izmantotajiem Uzņēmuma pakalpojumiem vai pirktajām precēm un paša Datu subjekta veiktajām aktivitātēm. Piemēram, Datu subjektam saņemot vai izsakot vēlmi saņemt Uzņēmuma sniegtos pakalpojumus vai iegādāties preces atbilstoši normatīvo aktu prasībām un Uzņēmuma leģitīmajai interesei, Uzņēmumam ir pienākums un tiesības apstrādāt Datu subjektu identificējošo informāciju un informāciju, kas apliecina personas identitāti. Ja klients atgriež preci vai izsaka pretenzijas par tās kvalitāti, tad Uzņēmumam ir pienākums izskatīt šādu pretenziju, kā rezultātā Uzņēmumam ir nepieciešams identificēt sūdzības iesniedzēju jeb personu, kurai nepieciešams sagatavot atbildi. Šajā gadījumā, lai izpildītu šo pienākumu, Uzņēmums var apstrādāt Personas datu apjomu, kas ietver gan vārdu, uzvārdu, gan personas kodu, gan kontaktinformāciju (tālruņa pieslēguma numurs, e-pasta adrese, dzīvesvietas adrese vai cita adrese kur piegādāt nopirkto vai pasūtīto preci), gan informāciju par saņemtajiem pakalpojumiem, preču sortimentu u.tml. Attiecīgā informācija tiek fiksēta dokumentācijā un saglabāta Uzņēmuma datu apstrādes sistēmā.

5. Kādi ir Personas datu apstrādes tiesiskie pamati:

– Likumdošanas prasību izpilde;

– Līguma noslēgšana un izpilde;

– Datu subjekta brīvprātīga piekrišana;

– Uzņēmuma tiesiskās, leģitīmās intereses.

6. Kāds ir iespējamais personas datu uzglabāšanas laika posms? Uzņēmums, izvēloties kritērijus personas datu glabāšanai, ņem vērā zemāk norādītos apstākļus:

6.1. vai personas datu glabāšanās termiņš ir noteikts vai izriet no Latvijas Republikas un Eiropas Savienības normatīvajiem aktiem;

6.2. kādu periodu attiecīgos personas datus ir nepieciešams glabāt, lai nodrošinātu Uzņēmuma vai trešās personas leģitīmo interešu realizāciju un aizsardzību;

6.3. vai ir spēkā esoša personas piekrišana personas datu apstrādei un/vai pastāv kāds cits tiesiskais pamats datu apstrādei, piemēram, lai izpildītu Uzņēmumam saistošus pienākumus;

6.4. vai Uzņēmumam nepieciešams aizsargāt Datu subjekta vai citas fiziskas personas vitāli svarīgas intereses, tajā skaitā, dzīvību un veselību;

6.5. sniedzot pakalpojumus, Uzņēmums ievēro speciālos normatīvos aktus, kas nosaka tā pienākumu saglabāt atsevišķus datus, piemēram, normatīvie akti grāmatvedības jomā nosaka pienākumu glabāt informāciju par darījumiem noteiktu periodu. Ievērojot minēto, Uzņēmums vadās no normatīvajos aktos noteiktajiem termiņiem. Savukārt, sniedzot pakalpojumus, kuriem ir noteikts garantijas termiņš, informāciju par pakalpojumu sniegšanas aspektiem tiek saglabāta visu garantijas laiku, ievērojot noilgumu, kas piemērojams attiecīgajām tiesiskajām attiecībām. Ja vēlaties uzzināt detalizētāku informāciju, lūdzam sazināties ar Uzņēmumu, izmantojot Politikā norādīto kontaktinformāciju. Pēc glabāšanas laikposma beigām personas dati tiek neatgriezeniski dzēsti.

7. Kurš piekļūst informācijai un kam tā tiek izpausta? Uzņēmumam ir pienākums sniegt informāciju par apstrādātajiem personas datiem:

7.1. tiesībsargājošām iestādēm, tiesai vai citām valsts un pašvaldības iestādēm, ja tas izriet no normatīvajiem aktiem un ja attiecīgajām iestādēm ir tiesības uz pieprasīto informāciju;

7.2. ja attiecīgajai trešajai personai personas dati jānodod noslēgtā līguma ietvaros, lai veiktu kādu līguma izpildei nepieciešamu funkciju (piemēram, garantijas nosacījumu nodrošināšanai, apdrošināšanas līguma izpildei, Uzņēmuma leģitīmo interešu realizācijai), vai tad, ja ir nepieciešams uzlabot pakalpojumu servisu un nodrošināt kvalitatīvu pakalpojumu sniegšanu klientam, piesaistot pakalpojumu sniedzējus;

7.3. saskaņā ar Datu subjekta skaidru un nepārprotamu pieprasījumu;

7.4. Uzņēmuma likumīgo interešu aizsardzībai, piemēram, vēršoties tiesā vai citās tiesībsargājošajās vai uzraugošajās iestādēs pret personu, kura ir aizskārusi šīs Uzņēmuma likumīgās intereses.

8. Uzņēmuma pastāvīgo klientu Personas datu apstrāde:

8.1. Kādus personas datus apstrādā Uzņēmums? Uzņēmums apstrādā Datu subjekta pastāvīgā klienta pieteikuma anketā norādītos personas datus (vārds, uzvārds, adrese, telefona pieslēguma numurs, e-pasts, atsevišķos gadījumos pēc datu subjekta pieprasījuma personas kods, piemēram, rēķina izrakstīšanai);

8.2. Kāds ir personas datu apstrādes tiesiskais pamats? Personas datu apstrāde tiek veikta pamatojoties uz noslēgtā līguma pamata tā izpildei vai pamatojoties uz Datu subjekta brīvprātīgu piekrišanu un Uzņēmuma leģitīmajām interesēm. Personas dati tiek apstrādāti preces iegādes rēķina sagatavošanai, preces piegādes nodrošināšanai, turpmākai komunikācijai (piemēram, par iegādātās preces piegādes laika saskaņošanu) un pastāvīgo klienta komerciālu piedāvājumu izsūtīšanai (ja tam ir piekritis Datu subjekts);

8.3. Kāds ir Personas datu apstrādes laikposms? Uzņēmums plāno glabāt iegūto informāciju līdz tiek izbeigts sadarbības līgums ar Datu subjektu vai Datu subjekts iesniedz Uzņēmumam iesniegumu par atteikšanos būt par Uzņēmuma pastāvīgo klientu programmas dalībnieku, vai kamēr Uzņēmumam ir juridiskais pamatojums vai arī ir spēkā citi Uzņēmumam saistoši nosacījumi;

8.4. Kurš piekļūst informācijai un kam tā tiek izpausta? Personas datu saņēmēji var būt Uzņēmuma pilnvarotie darbinieki, pieaicinātie personas datu apstrādātāji, tiesībsargājošās un uzraugošās iestādes.

9. Uzņēmuma autoservisa klientu Personas datu apstrāde:

9.4. Kādus personas datus apstrādā Uzņēmums? Uzņēmuma apstrādā darba uzdevumā norādītos personas datus (vārds, uzvārds, telefona pieslēguma numurs, automobiļa reģistrācijas numurs un modelis, transportlīdzekļa identifikācijas numurs, automobiļa reģistrācijas apliecības datus, atsevišķos gadījumos personas kods, piemēram, rēķina izrakstīšanai);

9.5. Kāds ir personas datu apstrādes tiesiskais pamats? Personas datu apstrāde tiek veikta pamatojoties uz Datu subjekta piekrišanu un Uzņēmuma leģitīmajām interesēm. Personas dati tiek apstrādāti autoservisa pakalpojumu nodrošināšanai, pakalpojuma rēķina sagatavošanai, turpmākai komunikācijai (piemēram, paziņošanai, kad tiks pabeigts automobiļa remonts);

9.6. Kāds ir Personas datu apstrādes laikposms? Uzņēmums plāno glabāt iegūto informāciju pastāvīgi, kamēr Uzņēmumam ir juridiskais pamatojums (piemēram, līdz Datu subjekts iesniedz Uzņēmumam iesniegumu par nevēlēšanos vairāk būt par Uzņēmumam klientu un vēlmi dzēst viņa Personas datus) vai arī ir spēkā citi Uzņēmumam saistoši nosacījumi;

9.7. Kurš piekļūst informācijai un kam tā tiek izpausta? Personas datu saņēmēji var būt Uzņēmuma pilnvarotie darbinieki, pieaicinātie personas datu apstrādātāji, tiesībsargājošās un uzraugošās iestādes.

10. Personas datu apstrāde norēķinoties par Uzņēmuma pakalpojumiem un precēm:

10.1. Kādus Personas datus apstrādā Uzņēmums? Klients var izteikt velmi pirkuma čekā iekļaut savus Personas datus (vārds uzvārds, personas kods, adrese). Šādā gadījumā personas datu saglabājas uz kases aparāta kontrollentes vai elektroniskās kontrollentes;

10.2. Kāds ir Personas datu apstrādes tiesiskais pamats? Personas datu apstrāde tiek veikta pamatojoties uz Datu subjekta piekrišanu (nepārprotami izteiktu velmi pirkuma čekā iekļaut savus personas datus) un turpmāka to glabāšana tiek veikta pamatojoties uz likumdošanas prasībām (Likums par grāmatvedību, 2014. gada MK noteikumi Nr. 96.);

10.3. Kāds ir Personas datu apstrādes laikposms? Pirkuma čeki un tajos iekļautie Personas dati tiek glabāti pamatojoties uz likumdošanas prasībām. Attaisnojuma dokumenti — līdz dienai, kad tie nepieciešami, lai izpildītu likuma „Par grāmatvedību prasības par saimnieciskā darījuma norises izsekojamību, bet ne mazāks kā 5 gadi. Kases aparāta kontrollentes un elektroniskās kontrollentes vismaz trīs gadus.

10.4. Kurš piekļūst informācijai un kam tā tiek izpausta? Personas datu saņēmēji var būt Uzņēmuma pilnvarotie darbinieki, pieaicinātie personas datu apstrādātāji, tiesībsargājošās un uzraugošās iestādes.

11. Juridisko personu pārstāvju Personas datu apstrāde:

11.1.Kādus personas datus apstrādā Uzņēmums? Uzņēmums apstrādā juridiskās personas pārstāvja Personas datus (vārds, uzvārds, telefona pieslēguma numurs, e-pasts, personas kods, personas apliecinoša dokumenta dati);

11.2.Kāds ir Personas datu apstrādes tiesiskais pamats? Personas datu apstrāde tiek veikta pamatojoties uz noslēgtā līguma pamata tā izpildei un Uzņēmuma leģitīmajām interesēm. Personas dati tiek apstrādāti preces piegādes nodrošināšanai vai iegādātās preces izsniegšanai, turpmākai komunikācijai (piemēram, par iegādātās preces piegādes laika saskaņošanu) un pastāvīgo klientu piedāvājumu izsūtīšanai;

11.3.Kāds ir Personas datu apstrādes laikposms? Uzņēmums plāno glabāt iegūto informāciju līdz tiek izbeigts sadarbības līgums ar juridisko personu, Uzņēmumam ir juridiskais pamatojums vai arī ir spēkā citi Uzņēmumam saistoši nosacījumi;

11.4.Kurš piekļūst informācijai un kam tā tiek izpausta? Personas datu saņēmēji var būt Uzņēmuma pilnvarotie darbinieki, pieaicinātie personas datu apstrādātāji, tiesībsargājošās un uzraugošās iestādes.

12. Personas datu apstrāde Uzņēmuma un tā sadarbības partneru organizēto pasākumu norises atspoguļošanas plašsaziņas līdzekļos un sociālajos tīklos ar mērķi popularizēt un veicināt uzņēmuma un tā tirgoto preču zīmolu vai sniegto pakalpojumu atpazīstamību:

12.1. Kādus personas datus apstrādā Uzņēmums? Uzņēmuma un tā sadarbības partneru organizētajos pasākumos un norises vietās, kur notiek pasākuma foto un video ierakstu veikšana, dalībnieku, apmeklētāju foto un video attēli var tikt apstrādāti, saglabājot tos Uzņēmuma arhīvos, izvietojot tīmekļvietnē, Uzņēmuma administrētajos sociālo tīklu profilos un citos Uzņēmuma informatīvajos materiālos.

12.2. Kāds ir personas datu apstrādes tiesiskais pamats? Ar mērķi atspoguļot Uzņēmuma organizētos pasākumus plašsaziņas līdzekļos un sociālajos tīklos, lai nodrošinātu Uzņēmuma atpazīstamību, personas datu apstrāde tiek veikta, pamatojoties uz Regulas 6.panta 1.punkta f) apakšpunktu, t.i. Uzņēmumam ir leģitīma interese atspoguļot tā organizētos pasākumus vai pasākumus, kuros tas piedalās, plašsaziņas līdzekļos un sociālajos tīklos, tādējādi nodrošinot Uzņēmuma vai tā tirgoto preču zīmolu vai sniegto pakalpojumu atpazīstamību. Uzņēmums, izvēloties kādu informāciju publicēt, vienmēr piemēro visaugstākos ētikas standartus, tādējādi cenšoties nodrošināt, ka ar publikācijām netiek aizskartas Datu subjektu tiesības un brīvības. Vienlaicīgi Uzņēmums apzinās, ka tam, iespējams, nav zināmi visi fakti un apstākļi par iespējamo ietekmi, tāpēc tas, lai nodrošinātu godprātīgu datu apstrādi, neliedz jebkuram no Datu subjektiem jebkurā laikā sazināties ar Uzņēmumu, izmantojot norādīto kontaktinformāciju, lai tas varētu iebilst pret attiecīgo datu apstrādi.

12.3. Kāds ir Personas datu apstrādes laikposms? Uzņēmums plāno glabāt iegūto informāciju pastāvīgi. Tāpat Uzņēmums, lai izpildītu godprātīgas datu apstrādes principu, paskaidro, ka, ievērojot apstākli, ka minētās datu apstrādes mērķis ir publiskot informāciju par Uzņēmuma pasākumiem, tad daļa iegūto materiālu var būt publiski pieejama un tādējādi jebkura trešā persona var tiem piekļūt.

12.4. Kurš piekļūst informācijai un kam tā tiek izpausta? Personas datu saņēmēji var būt Uzņēmuma pilnvarotie darbinieki, pieaicinātie personas datu apstrādātāji, tiesībsargājošās un uzraugošās iestādes. Trešajai personai personas dati var tikt nodoti noslēgtā līguma ietvaros, lai veiktu kādu līguma izpildei nepieciešamu funkciju (piemēram, apdrošināšanas līguma gadījumā – Uzņēmuma leģitīmo interešu realizācijai; pakalpojumu sniedzējam, lai veiktu videomontāžas darbus, lai uzlabotu pakalpojumu servisu vai lai sniegtu kvalitatīvu pakalpojumu pasākuma apmeklētājiem). Ievērojot apstākli, ka personas datu apstrādes mērķis ir sasniegt neierobežotu personu loku, publicētos Datu subjekta datus saņems jebkurš interesents, kas apmeklēs Uzņēmuma uzturētos sociālos tīklus.

13. Personas datu apstrāde videonovērošanas ietvaros noziedzīgu nodarījumu novēršanai vai atklāšanai saistībā̄ ar Uzņēmuma īpašuma, Uzņēmuma un trešo personu tiesisko interešu aizsardzības nodrošināšanu aizskārumu gadījumā un personu vitāli svarīgu interešu, tajā skaitā dzīvības un veselības, aizsardzību:

13.1. Kādus personas datu apstrādā Uzņēmums? Datu subjektam ieejot/nokļūstot Uzņēmuma pārvaldītajās telpās vai tām piegulošajā teritorijā, kurā tiek veikta videonovērošana, var tikt apstrādāti Datu subjekta videoattēli un laiks, kad Datu subjekts ir apmeklējis telpas vai teritoriju. Videonovērošana netiek veikta vietās, kur Datu subjekti sagaida paaugstinātu privātumu (atpūtas zonās, ģērbtuvēs u.tml.). Videonovērošanas kameru ieraksta zonas ir pamatā vērstas kases zonu, veikalā tirgoto preču stendiem, uz gaiteņiem, ieeju/izeju zonām, ēku perimetra un citām augsta riska zonām Uzņēmuma pārvaldītajā īpašumā.

13.2. Kāds ir personas datu apstrādes tiesiskais pamats? Videonovērošana ar mērķi novērst vai atklāt noziedzīgus nodarījumus saistībā ar personu un īpašuma aizsardzību, Uzņēmuma vai trešās personas tiesisko interešu aizsardzību un personu vitāli svarīgu interešu, tajā skaitā, dzīvības un veselības aizsardzību, tiek veikta uz Regulas 6.panta 1.punkta d) un f) apakšpunktu pamata, t.i. Personas datu apstrāde Uzņēmumam ir vajadzīga, lai aizsargātu Datu subjekta vai citas fiziskas personas vitāli svarīgas intereses (piemēram, ja Personas datu apstrāde ir vajadzīga personas dzīvības un veselības aizsardzībai, kas ir saistīti ar noziedzīgu nodarījumu novēršanu un/vai atklāšanu), kā arī Uzņēmuma un trešo personu leģitīmo interešu aizsardzībai (piemēram, lai novērstu vai atklātu noziedzīgus nodarījumus saistībā ar īpašuma aizsardzību, nodrošinātos ar pierādījumiem).

13.3. Kāds ir personas datu apstrādes laikposms? Videonovērošanas ieraksti norādīto mērķu sasniegšanai tiek glabāti ne ilgāk kā 30 dienas, ja vien attiecīgajā videoierakstā nav atspoguļota iespējami prettiesiska rīcība vai rīcība, kas, iespējams, palīdz Uzņēmumam vai trešajām personām nodrošināt to tiesiskās intereses. Šajā gadījumā attiecīgais videoieraksts var tikt izgūts un saglabāts līdz tiesiskās intereses nodrošināšanas pabeigšanas brīdim.

13.4. Kurš piekļūst informācijai un kam tā tiek izpausta? Personas datu saņēmēji var būt Uzņēmuma pilnvarotie darbinieki, Uzņēmuma piesaistītie personas datu apstrādātāji, tiesībsargājošās un uzraugošās iestādes, citi tiesību subjekti saistošajos normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos.

14. Personas datu apstrāde ienākošās un izejošās komunikācijas (e-pasta vēstules, pasta vēstules, atsevišķos gadījumos Uzņēmuma administrētajos sociālo tīklu profilos saņemtie pieprasījumi) saglabāšanas un uzskaites ietvaros ar mērķi nodrošināt uz Uzņēmumu attiecināmu pienākumu izpildi un Uzņēmuma leģitīmo interešu aizsardzību.

14.1. Kādus personas datus apstrādā Uzņēmums? Datu subjektam izmantojot iespēju sazināties ar Uzņēmumu rakstveidā (t.sk. elektroniskajā vidē), tiek saglabāta informācija, kas saistīta ar konkrēto vēstuli, pieprasījumu, iesniegumu. Neskatoties uz apstākli, ka Uzņēmums aicina izmantot oficiālos saziņas līdzekļus (norādīti kontaktinformācijas sadaļā), var būt situācijas, kad Datu subjekts ir izvēlējies sazināties ar Uzņēmumu, izmantojot sociālo tīklu platformas. Šajos gadījumos Datu subjektam jārēķinās, ka Uzņēmuma rīcībā var nonākt papildu informācija, kas atspoguļota attiecīgajā sociālajā tīklā.

14.2. Kāds ir personas datu apstrādes tiesiskais pamats? Informācijas saglabāšana par komunikācijas faktu un saturu tiek veikta uz Regulas 6.panta 1.punkta c) un f) apakšpunktu pamata, t.i., gadījumos, kad Datu subjekts ir iesniedzis pretenziju vai pieprasījumu, no kura izriet Uzņēmuma pienākums to izskatīt, datu apstrādes tiesiskais pamats ir šī Uzņēmumam uzliktā tiesiskā pienākuma izpilde, savukārt Uzņēmuma un trešo personu leģitīmo interešu aizsardzībai (piemēram, lai izmeklētu gadījumus, kad ir saņemtas sūdzības par klientu apkalpošanas kvalitāti, kā arī lai nodrošinātos ar pierādījumiem pret iespējamām pretenzijām) datu apstrādes tiesiskais pamats ir Uzņēmuma leģitīmās intereses.

14.3. Kāds ir personas datu apstrādes laikposms? Mērķa sasniegšanai Uzņēmums attiecīgo informāciju glabā ne ilgā kā divus gadus, ja vien attiecīgā informācija nav nepieciešama, lai nodrošinātu Uzņēmuma leģitīmo interešu aizsardzību ilgāku laiku (piemēram, strīdus gadījumā – pierādījumu saglabāšana). Šajā gadījumā attiecīgie personas dati var tikt saglabāti līdz leģitīmās intereses realizēšanas pabeigšanas brīdim.

14.4. Kurš piekļūst informācijai un kam tā tiek izpausta? Personas datu saņēmēji var būt Uzņēmuma pilnvarotie darbinieki, piesaistītie personas datu apstrādātāji, tiesībsargājošās un uzraugošās iestādes, citi tiesību subjekti saistošajos normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos.

15. Personas datu apstrādes politika personāla atlases nodrošināšanai:

15.1. Visa informācija, kas ir iekļauta Jūsu iesniegtajā CV, tāda kā: vārds, uzvārds, personas kods, dzimums, pilsonība, dzīvesvietas adrese, darba un studiju/mācību gaitas, valodu zināšanas un to pielietojums, papildu zināšanas/prasmes, intereses/hobiji, tālruņa numurs, e-pasta adrese, skype lietotājvārds, fotogrāfija vai cita Jūs identificējoša informācija, kā arī, iegūtā informācija no personām, kas ir sniegušas atsauksmes par Jums, ja Jūs esat nepārprotamā veidā atļāvis/-usi sazināties ar attiecīgajām personām. Gadījumā, ja Jūs tiksiet uzaicināts/-a uz darba interviju, darba intervijas laikā sniegtā informācija, aizpildītie testi un citi pārbaudes darbi ir atzīstami par Jūsu personas datiem.

15.2. Personas datu apstrādes mērķis jeb nolūks ir Uzņēmuma personāla atlasei un savu tiesisko interešu nodrošināšanai, ciktāl tās saistītas ar personāla atlasi.

15.3. Datu apstrādes tiesiskais pamats:

– Saņemot Jūsu pieteikumu Uzņēmumam rodas tiesiska interese apstrādāt Jūsu saņemto pieteikumu, izvērtējot tajā sniegto informāciju, organizējot pārrunu procedūru, veicot pārrunas un nodrošinoties ar pierādījumiem, kas pamato attiecīgā procesa tiesisku norisi. Strīdus gadījumā atlases procesā iegūtā informācija var tikt izmantota, lai atspoguļotu attiecīgā procesa tiesisku norisi.

15.4. Personas datu saņēmēji:

– Uzņēmums apliecina, ka tā darbinieki apstrādās kandidāta personas datus atbilstoši viņu darba pienākumos norādītajam personas datu apstrādes apjomam, ievērojot personas datu aizsardzības un citos normatīvajos aktos noteiktās prasības, kā arī Uzņēmuma iekšējos normatīvajos aktos noteiktās personas datu apstrādes (tehniskās un organizatoriskās) prasības;

– Gadījumā, ja tiek saņemtas sūdzības par kādu atlases procesu, tad atlases procesā iegūtā un apstrādātā informācija var tikt nodota tiesībsargājošajām vai uzraugošajām iestādēm, kā arī tiesai.

15.5. Personas datu glabāšana

– Visa informācija, kas iegūta, kandidātam piesakoties vakancēm un/vai sniedzot papildus informāciju, piemēram, pārrunu laikā, pilnībā vai daļēji tiks glabāta Uzņēmuma datu bāzē ne ilgāk kā sešus mēnešus pēc kandidāta lūguma beigt personas datu apstrādi, lai nodrošinātu Uzņēmuma tiesiskās intereses. Uzņēmums, ievērojot datu minimizācijas principu, pēc tiesiskās intereses sasniegšanas, apņemas dzēst attiecīgo informāciju;

– Gadījumā, ja Uzņēmums saņem sūdzības par konkrēto atlases procesu, tad visa atlases procesā apstrādātā informācija tiks saglabāta līdz sūdzības izskatīšanas brīdim un galīgā tiesas sprieduma spēkā stāšanās brīdim.

15.6. Datu subjekta (kandidāta) tiesības: Jums ir tiesības pieprasīt piekļuvi saviem datiem. Par visiem šajā paziņojumā norādītajiem datu apstrādes jautājumiem rakstiet Uzņēmumam E-pasta adrese: kgk@kgk.lv vai Gunāra Astras iela 3, Rīga, LV-1084.

15.6.1. Jums ir tiesības pieprasīt datu apstrādes ierobežošanu vai iebilst pret savu datu apstrādi, kā arī tiesības uz datu pārnesamību un datu labošanu. Tāpat, Jums ir tiesības vērsties uzraudzības iestādē̄ (Datu valsts inspekcijā, Blaumaņa iela 11/13-15, Rīga, LV-1011) ar sūdzību par Uzņēmuma rīcību, ja tas pārkāpj Jūsu kā datu subjekta tiesības, atbilstoši normatīvajiem aktiem, kas reglamentē personas datu aizsardzību;

15.6.2. Ievērojot to, ka tiesiskais pamats personas datu apstrādei ir Jūsu piekrišana un Uzņēmuma tiesiskās intereses, Jums ir tiesības pieprasīt datu dzēšanu. Jūsu pieprasījums dzēst datus var tikt noraidīts, ja attiecīgajā situācijā Uzņēmums ir pārliecinoši tiesiski apstrādes iemesli, kas, veicot tiesību līdzsvara testu, būs svarīgāki par Jūsu tiesībām, interesēm un brīvībām.

16. Kā Datu subjekts tiek informēts par viņa personas datu apstrādi? Datu subjekts par šajā Politikā norādīto personas datu apstrādi tiek informēts, izmantojot daudzlīmeņu pieeju, kurā ietilpst šādas metodes:

16.1. videonovērošanas vietās tiek izvietotas informatīvas zīmes, ar kurām Datu subjektus brīdina par to, ka Uzņēmuma pārvaldītajās telpās un tām piegulošajā teritorijā notiek videonovērošana, sniedzot pamatinformāciju saistībā ar videonovērošanu, kā arī informē par iespējām saņemt detalizētāku informāciju;

16.2. izmantojot saziņas formas Uzņēmuma elektroniskajā vidē tiek izvietoti paziņojumi par Politiku un norādes par tās pieejamību.

16.3. pirms Uzņēmumam iesniegt Personas datus, datu subjekts tiek iepazīstināts ar Uzņēmuma privātuma politiku;

16.4. Uzņēmuma privātuma politika ir publiski pieejama Uzņēmuma tīmekļvietnēs www.kgk.lv, www.autokatalogs.lv un www.ae.lv sadaļā “Privātuma politika” un Uzņēmuma birojā Gunāra Astras iela 3, Rīga, LV-1084.

17. Datu subjekta tiesības:

17.1. Datu subjektam ir tiesības pieprasīt Uzņēmumam piekļuvi saviem personas datiem un saņemt precizējošu informāciju par to, kādi personas dati par viņu ir Uzņēmuma rīcībā, kādiem nolūkiem Uzņēmums apstrādā šos personas datus, kādas personas datu saņēmēju kategorijas (personas, kam personas dati ir izpausti vai kam tos paredzēts izpaust, ja vien normatīvie akti konkrētā gadījumā atļauj Uzņēmumam šādu informāciju sniegt (piemēram, Uzņēmums nedrīkst sniegt Datu subjektam informāciju par attiecīgajām valsts institūcijām, kuras ir kriminālprocesa virzītāji, operatīvas darbības subjekti vai citas institūcijas, par kurām normatīvie akti aizliedz šādas ziņas izpaust)), informāciju par laikposmu, cik ilgi personas dati tiek glabāti, vai kritēriji, ko izmanto minētā laikposma noteikšanai.

17.2. Ja Datu subjekts uzskata, ka Uzņēmuma rīcībā esošā informācija ir novecojusi, neprecīza vai nepareiza, Datu subjektam ir tiesības prasīt savu personas datu labošanu.

17.3. Datu subjektam ir tiesības prasīt savu personas datu dzēšanu vai iebilst pret to apstrādi, ja tas uzskata, ka personas dati ir apstrādāti nelikumīgi, vai ja tie vairs nav nepieciešami saistībā ar nolūkiem, kādiem tie tika vākti un/vai apstrādāti (īstenojot principu tiesības “tikt aizmirstam”);

17.4. Uzņēmums informē, ka Datu subjekta personas dati nevar tikt dzēsti, ja personas datu apstrāde ir nepieciešama:

– lai Uzņēmums aizsargātu Datu subjekta vai citas fiziskas personas vitāli svarīgas intereses, tajā skaitā, dzīvību un veselību;

– lai aizsargātu Uzņēmuma īpašumu;

– lai Uzņēmums vai trešā persona celtu, īstenotu vai aizstāvētu likumīgās (leģitīmās) intereses;

– arhivēšanas nolūkos atbilstoši Latvijas Republikā spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem, kas regulē arhīvu veidošanu.

17.5. Datu subjektam ir tiesības prasīt, lai Uzņēmums ierobežotu Datu subjekta personas datu apstrādi, ja ir vismaz viens no šādiem apstākļiem:

– Datu subjekts apstrīd personas datu precizitāti – uz laiku, kurā Uzņēmums var pārbaudīt personas datu precizitāti;

– apstrāde ir nelikumīga, un Datu subjekts iebilst pret personas datu dzēšanu un tās vietā pieprasa datu izmantošanas ierobežošanu;

– Uzņēmumam personas dati apstrādei vairs nav vajadzīgi, taču tie ir nepieciešami Datu subjektam, lai celtu, īstenotu vai aizstāvētu likumīgas prasības;

17.6. Datu subjekts ir iebildis pret apstrādi, tad uz laiku, kamēr nav pārbaudīts, vai Uzņēmuma leģitīmie iemesli nav svarīgāki par Datu subjekta leģitīmajiem iemesliem.

17.7. Ja Datu subjekta personas datu apstrāde ir ierobežota saskaņā ar Politikas 16.5. punktu, šādus personas datus apstrādā (neattiecas uz glabāšanu) tikai ar Datu subjekta piekrišanu vai tādēļ, lai celtu, īstenotu vai aizstāvētu likumīgas prasības vai lai aizsargātu citas fiziskas vai juridiskas personas tiesības vai svarīgas sabiedrības intereses.

17.8. Pirms Datu subjekta personas datu apstrādes ierobežojuma atcelšanas Uzņēmums informē par to Datu subjektu.

17.9. Datu subjektam ir tiesības iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijai, ja tas uzskata, ka Uzņēmums viņa personas datus ir apstrādājis prettiesiski. Vienlaicīgi Uzņēmums aicina vispirms vērsties pie Uzņēmuma rakstot uz kgk@kgk.lv, lai rastu operatīvu situācijas risinājumu, jo arī pats Uzņēmums ir ieinteresēts nodrošināt tiesisku personas datu apstrādi.

17.10. Datu subjekts var iesniegt pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu šādā veidā:

– rakstveida formā klātienē Uzņēmuma telpās, uzrādot personu apliecinošu dokumentu (pasi vai personas apliecību (ID karti), jo Datu subjektam ir pienākums sevi identificēt;

– pa elektronisko pastu, parakstot pieprasījumu ar drošu elektronisko parakstu. Šajā gadījumā tiek pieņemts, ka Datu subjekts ir sevi identificējis ar tāda pieprasījuma iesniegšanu, kas parakstīts ar drošu elektronisko parakstu. Vienlaicīgi Uzņēmums saglabā sev tiesības šaubu gadījumā pieprasīt Datu subjektam papildu informāciju, ja tas uzskata to par nepieciešamu pieprasījuma izvērtēšanai. Elektroniski noformēti iesniegumi nosūtāmi Uzņēmumam uz e‑pasta adresi: kgk@kgk.lv.

– izmantojot pasta sūtījumu. Atbilde tiek sagatavota un nosūtīta, izmantojot ierakstītu vēstuli, tādējādi nodrošinoties, ka nepilnvarotas personas nevar saņemt šo sūtījumu. Vienlaicīgi, Uzņēmums saglabā sev tiesības pieprasījuma izvērtēšanai šaubu gadījumā pieprasīt Datu subjektam papildu informāciju, ja tas uzskata to par nepieciešamu.

17.11. Datu subjektam ir pienākums, cik vien iespējams, savā pieprasījumā precizēt datumu, laiku, vietu un citus apstākļus attiecībā uz pieprasījumu, kas nepieciešami tā izpildei;

17.12. Pēc Datu subjekta rakstveida pieprasījuma par savu tiesību īstenošanu saņemšanas Uzņēmuma pilnvarots darbinieks:

– pārliecinās par personas identitāti;

– izvērtē pieprasījumu un, ja Uzņēmums var izpildīt pieprasījumu, piemēram, nodrošināt videomateriālu aplūkošanu vai audioieraksta noklausīšanos, tad Datu subjektam kā pieprasījuma iesniedzējam var izsniegt videomateriāla vai citu datu kopiju;

– ja ir nepieciešama papildu informācija, lai identificētu Datu subjektu, kurš pieprasa informāciju, lūdz Datu subjektam sniegt papildu informāciju, lai spētu korekti atlasīt Datu subjekta prasīto informāciju (piemēram, veikalu apmeklējumu laiks, pakalpojumu izmantošana), kurā Datu subjekts ir identificējams;

– ja informācija ir dzēsta vai persona, kas pieprasa informāciju, nav Datu subjekts, vai persona nav identificējama, tad noraida pieprasījumu saskaņā ar šo Politiku un/vai normatīvajiem aktiem;

– ja Datu subjekts nav norādījis savu kontaktinformāciju, lai Uzņēmums varētu sazināties pieprasījuma izskatīšanas laikā un informēt par Pieprasījuma izskatīšanas rezultātu, tad mēneša laikā sagatavo rakstveida atbildi, kas tālāk ir pieejama Uzņēmuma birojā, kura adrese norādīta Politikas kontaktinformācijas sadaļā. Attiecīgā atbildes vēstule saņemšanai glabājas Uzņēmuma birojā ne ilgāk kā divus mēnešus, skaitot no pieprasījuma iesniegšanas dienas.

18. Kā tiek aizsargāti personas dati?

18.1. Uzņēmums nodrošina, pastāvīgi pārskata un uzlabo personas datu aizsardzības pasākumus, lai aizsargātu fizisko personu personas datus no nesankcionētas piekļuves, nejaušas nozaudēšanas, izpaušanas vai iznīcināšanas. Lai to nodrošinātu, Uzņēmums izmanto atbilstošas tehniskās un organizatoriskās prasības, t.sk., izmantojot ugunsmūrus, ielaušanās atklāšanas, analīzes un datu šifrēšanas programatūras.

18.2. Uzņēmums rūpīgi pārbauda visus pakalpojuma sniedzējus, kas Uzņēmuma vārdā un uzdevumā apstrādā fizisko personu datus, kā arī izvērtē, vai sadarbības partneri (personas datu apstrādātāji) pielieto atbilstošus drošības pasākumus, lai fizisko personu personas datu apstrāde notiktu atbilstoši Uzņēmuma pilnvarojumam un saistošo normatīvo aktu prasībām.

18.3. Personas datu drošības incidenta gadījumā, ja tas iespējami rada augstu risku Datu subjekta tiesībām un brīvībām, Uzņēmums paziņo par to attiecīgajam Datu subjektam, ja tas ir iespējams, vai vispārīga informācija tiek publiskota Uzņēmuma tīmekļvietnē vai citādā iespējamā veidā, piemēram, plašsaziņas līdzekļos (TV, radio, laikrakstos, sociālajos tīklos u.tml.).

19. Uzņēmuma kontaktinformācija:

19.1. Par visiem personas datu apstrādes jautājumiem ar Uzņēmumu var sazināties šādos veidos:

– Zvanot uz tālruni: 26 499 811;

– Rakstot uz pasta korespondences adresi: Gunāra Astras iela 3, Rīga, LV-1084.

– Rakstot uz e-pasta adresi kgk@kgk.lv

20. Citi noteikumi:

20.1. Pārzinis neveic Personas datu nosūtīšanu ārpus Eiropas Savienības robežām. Personas dati var tikt nosūtīti Personas datu operatoram, citam grupas uzņēmumam Eiropas Savienības robežās saskaņā ar leģitīmām interesēm iekšējos administratīvos nolūkos;

20.2. Pārzins var grozīt Politiku. Ja tiek atjaunināta (aktualizēta) šī Politika, izmaiņas stājas spēkā atjauninātajā Politikā norādītajā datumā. Politikas aktuālā redakcija, lai nodrošinātu pārredzamu un godprātīgu datu apstrādi, tiek izvietota Uzņēmuma tīmekļvietnēs www.kgk.lv, www.ae.lv un www.autokatalogs.lv sadaļā “Privātuma politika” un Uzņēmuma birojā Gunāra Astras iela 3, Rīga, LV-1084. Šī Politika tiek piemērota no 2019.gada 02.maija.